Aunque estamos en Agosto, a la vuelta de la esquina tenemos Septiembre que suele ser un mes de vuelta a la realidad empresarial. Terminan las vacaciones, se recuperan proyectos aplazados y vuelven a la mesa decisiones que parecían lejanas antes del verano. En 2026, para muchas empresas una de ellas será inevitable: continuar o completar la adaptación de sus sistemas de facturación a Verifactu.
Pero quizá Verifactu debería servir para hacernos una pregunta bastante más amplia: ¿hasta qué punto está realmente digitalizada nuestra empresa?
La pregunta tiene más importancia de la que parece. Hacienda avanza hacia sistemas de información y control cada vez más digitalizados y la Seguridad Social lleva años transformando la relación con empresas y profesionales mediante herramientas telemáticas como el Sistema RED y el Sistema de Liquidación Directa. La Administración cambia exigiendo a nuestras empresas más, pero también cambian nuestros clientes, proveedores y trabajadores.
La respuesta no debería ser afrontar cada nuevo cambio como otra obligación que debemos superar. Bien aprovechada, esta transformación puede convertirse en una oportunidad para simplificar la administración, eliminar trabajo repetitivo, mejorar nuestra relación con los clientes y disponer de mejor información para dirigir el negocio.
Casi 9 de cada 10 empresas se consideran digitalizadas, pero ¿lo están?
Los datos ofrecen una fotografía interesante. Según el Observatorio de Competitividad Empresarial de la Cámara de España, el 87,6 % de las empresas españolas considera que tiene un nivel de digitalización intermedio o avanzado.
Es una cifra positiva y demuestra que la transformación ya está en marcha. Pero el mismo estudio ofrece un dato que invita a hacer algo de autocrítica: solamente el 42,9 % dispone de una estrategia de ciberseguridad. En las empresas de 1 a 9 trabajadores, el porcentaje baja hasta el 36,4 %.
Otro estudio de la propia Cámara ya mostraba en 2024 que las empresas percibían efectos positivos de la digitalización especialmente en su imagen y reputación, en la relación con clientes y otras empresas, en la innovación y en la productividad. Es decir, sus beneficios van bastante más allá de sustituir papel por documentos electrónicos.
Tener programas no significa tener una empresa digitalizada
Una empresa puede utilizar correo electrónico, disponer de una página web, guardar documentos en la nube, utilizar un programa de facturación y trabajar diariamente con hojas de cálculo. Todo eso es tecnología digital, pero no significa necesariamente que sus procesos estén digitalizados.
Durante años, instalando y trabajando con software empresarial he comprobado que algunos de los mayores problemas no aparecen porque una empresa carezca de programas, sino porque ha ido incorporando herramientas sin revisar el proceso completo. El peso de la costumbre y reticencia al cambio han ganado. El resultado puede ser paradójico: una empresa llena de aplicaciones que continúa trabajando manualmente.
Por eso hay una pregunta muy sencilla que considero especialmente útil para medir el nivel real de digitalización de una empresa: ¿cuántas veces tiene que intervenir una persona únicamente para trasladar información que la empresa ya posee digitalmente?
Si recibimos un pedido por correo y alguien tiene que introducirlo en el ERP, después copiar determinados datos a una hoja de cálculo, enviar manualmente un aviso a almacén y volver a preparar información para facturación, tenemos herramientas digitales, pero seguimos manteniendo un proceso esencialmente manual.
1. Administración: ¿la información fluye o se copia?
La gestión administrativa es probablemente el mejor lugar para comenzar el diagnóstico. Un sistema bien integrado debería conseguir que la información avance junto con el proceso empresarial.
Un pedido debería transformarse en albarán y posteriormente en factura sin volver a introducir sus datos y procesos manuales mínimos por parte de operarios. Una factura genera vencimientos. Un cobro actualiza su estado. Una compra modifica el stock. La contabilidad recibe información de los documentos que ya existen. Cada empresa tendrá procesos diferentes, pero el principio es siempre el mismo: un dato que ya existe no debería tener que escribirse otra vez.
Aquí el ERP adquiere un papel central. No porque tener un ERP convierta automáticamente una empresa en digital, sino porque un buen sistema de gestión puede actuar como columna vertebral que conecta ventas, compras, almacén, facturación, contabilidad y otros procesos.
2. Automatización: ¿cuánto trabajo repetitivo seguimos haciendo?
El siguiente nivel consiste en observar qué tareas realizamos repetidamente sin que exista una decisión humana real detrás de ellas. Generar periódicamente los mismos documentos, comprobar vencimientos, enviar determinados avisos, preparar informes, actualizar estados o trasladar datos entre sistemas son buenos candidatos para la automatización.
Automatizar no significa necesariamente incorporar inteligencia artificial ni desarrollar sistemas complejos. Muchas de las mejoras más rentables son sorprendentemente sencillas: conseguir que una acción desencadene automáticamente la siguiente cuando las reglas del negocio están claras.
3. Información: ¿tenemos datos o tenemos información?
Una empresa digitalizada genera una enorme cantidad de datos. Facturas, pedidos, compras, movimientos de almacén, cobros, incidencias o actividad comercial contienen información muy valiosa. El problema aparece cuando esos datos existen pero resulta difícil utilizarlos.
Una buena prueba consiste en preguntarnos cuánto tardaríamos en conocer ahora mismo nuestras ventas, márgenes, productos más rentables, evolución respecto al ejercicio anterior, facturas pendientes de cobro o necesidades futuras de stock. Si para responder es necesario que alguien recopile información de distintas fuentes y prepare manualmente una hoja de cálculo, todavía existe margen de digitalización.
El objetivo no es acumular cuadros de mando y gráficos. Es disponer de la información adecuada cuando necesitamos tomar una decisión.
4. Presencia digital: digitalizar también significa vender y atender mejor
La transformación digital no termina dentro de la oficina. También afecta a cómo una empresa se presenta, encuentra clientes y se relaciona con ellos.
Una página web actual, una presencia online correctamente trabajada, formularios que realmente llegan al proceso comercial, portales donde clientes o proveedores puedan consultar documentación y canales digitales de atención pueden reducir trabajo administrativo y, al mismo tiempo, generar nuevas oportunidades de negocio.
No todas las empresas necesitan comercio electrónico, redes sociales o las mismas herramientas. Digitalizar correctamente no consiste en estar en todos los canales, sino en identificar aquellos que aportan valor a nuestros clientes y conectarlos con los procesos internos.
Los propios estudios de la Cámara de España muestran que las empresas perciben la imagen de marca, la reputación y la relación con clientes y proveedores entre los ámbitos donde la digitalización produce un impacto más positivo. Por tanto, hablar de transformación digital exclusivamente desde la perspectiva administrativa significa dejar fuera una parte importante de sus posibilidades.
5. Ciberseguridad: digitalizar también implica proteger
Cuanta más información y procesos dependen de nuestros sistemas, más importante resulta protegerlos. Por eso llama especialmente la atención la diferencia entre ese 87,6 % de empresas que se considera razonablemente digitalizada y el 42,9 % que dispone de una estrategia de ciberseguridad.
El mismo estudio señala que un 11,4 % de las empresas había sufrido algún ciberataque durante los dos años anteriores. Las medidas básicas, como antivirus y copias de seguridad, están muy extendidas, pero existe mucho más margen en planificación, control de accesos, autenticación, protección de comunicaciones y procedimientos de recuperación.
La seguridad no debería incorporarse después de digitalizar una empresa. Forma parte del propio proceso de digitalización.
6. Verifactu. La Administración cada vez más digital
Y llegamos de nuevo al punto de partida. Tras el verano muchas empresas retomarán sus proyectos relacionados con Verifactu. Es comprensible que inicialmente se perciba como otra adaptación normativa, pero quizá merezca la pena aprovechar ese esfuerzo para revisar algo más que el programa de facturación.
La tendencia es clara. Hacienda avanza hacia una gestión fiscal cada vez más basada en información estructurada y procesos electrónicos. En el ámbito laboral ocurre algo similar: la Seguridad Social explica que su Sistema RED permite intercambiar electrónicamente información y documentos relacionados con cotización, afiliación y otras gestiones, mientras que el Sistema de Liquidación Directa contrasta información antes de realizar la liquidación y establece una relación plenamente telemática con las empresas.
Quizá Verifactu no sea el problema, sino el aviso. La relación entre empresas y Administraciones continuará dependiendo cada vez más de sistemas capaces de generar, intercambiar y conservar correctamente información digital.
Pero no deberíamos quedarnos con una lectura negativa. Si tenemos que adaptar nuestros sistemas, podemos aprovechar el momento para eliminar procesos manuales, integrar mejor la información y preparar la empresa para los siguientes cambios.
¿En qué nivel está tu empresa?
No creo que tenga demasiado sentido establecer una puntuación artificial del 0 al 100. Cada empresa tiene necesidades diferentes. Pero sí podemos identificar aproximadamente cuatro etapas de madurez.
- Digitalización básica: utilizamos herramientas digitales, correo, software de facturación, documentos electrónicos y servicios online, pero muchos procesos siguen dependiendo de trabajo manual.
- Digitalización conectada: las principales áreas comparten información y evitamos introducir repetidamente los mismos datos.
- Digitalización automatizada: además de estar conectados, determinados procesos avanzan automáticamente y las personas intervienen principalmente cuando es necesaria una decisión.
- Digitalización estratégica: utilizamos la información generada para tomar decisiones, mejorar procesos, relacionarnos mejor con clientes y proveedores y detectar nuevas oportunidades de negocio.
No es necesario alcanzar el último nivel de golpe. De hecho, probablemente sea un error intentarlo. La transformación digital funciona mejor cuando parte de problemas reales y plantea mejoras concretas que puedan medirse.
Una pequeña auditoría para septiembre
Si al volver de vacaciones tienes que revisar Verifactu, renovar algún programa o plantear inversiones tecnológicas, quizá puedas aprovechar para hacer una pequeña auditoría interna. No hace falta comenzar hablando de inteligencia artificial, Big Data o grandes proyectos de transformación.
- ¿Introducimos varias veces la misma información?
- ¿Dependemos de hojas de cálculo para completar procesos que debería resolver nuestro sistema de gestión?
- ¿Hay tareas administrativas repetitivas que podrían automatizarse?
- ¿Podemos conocer la situación del negocio sin preparar manualmente informes?
- ¿Nuestra presencia digital ayuda realmente a conseguir o atender clientes?
- ¿Clientes y proveedores podrían realizar determinadas gestiones de forma más sencilla?
- ¿Tenemos una estrategia razonable de copias, seguridad y continuidad?
- ¿Nuestros sistemas pueden adaptarse con facilidad a cambios como Verifactu o la factura electrónica?
Probablemente las respuestas indiquen con bastante claridad dónde merece la pena invertir primero.
Conclusión: digitalizar para trabajar mejor
Los datos muestran que la empresa española ha avanzado considerablemente en digitalización. Eso es una buena noticia. El siguiente paso debería ser dejar de medir la transformación por el número de herramientas utilizadas y empezar a medirla por los problemas que hemos conseguido eliminar.
Una empresa realmente digitalizada no es necesariamente la que utiliza más programas, más servicios cloud o más inteligencia artificial. Es aquella en la que la tecnología consigue que trabajar sea más sencillo: la información no se introduce dos veces, los procesos repetitivos se automatizan, las decisiones se apoyan en datos y clientes y proveedores encuentran menos barreras para relacionarse con ella.
Verifactu, la factura electrónica y la progresiva digitalización de las Administraciones pueden acelerar este proceso. Podemos verlos únicamente como nuevas obligaciones o aprovechar el impulso para revisar cómo trabajamos. Si el resultado es menos carga administrativa, mejores decisiones y nuevas oportunidades comerciales, la digitalización habrá dejado de ser un coste necesario para convertirse en una inversión en el futuro de la empresa.